مزایای مدل عارضه یابی "شش سیگما" برای مدیران چیست؟

• ۰۴ بهمن ۱۴۰۲
• نسیم اطلس ره نشان
• گلناز رضوانیان (کارشناس بازاریابی دیجیتال)

همانطور که در مقاله پیشین خواندیم، مفهوم عارضه یابی در لیست خدمات سازمانی بسیار داغ و پرطرفدار است. ما در این مقاله به معرفی یکی از مدل‌های معروف عارضه‌یابی سازمانی می‌پردازیم. شش سیگما امروزه پویاترین رویکرد مدیریت برای بهبود چشمگیر کیفیت محصول، خدمات و فرآیند است. با این حال، موفقیت در آن نیاز به یک ذهنیت جدید سازمانی و مجموعه ای کاملا تغییر کرده از شیوه های مدیریت دارد. به مدیران کسب و کار کمک می کند تا مفهوم را بهتر درک کنند و چگونه یادگیری، همکاری، بهبود مهارت ها و تعهد مورد نیاز برای ایجاد فرایندهای شش سیگما را در هر سازمان به واقعیت تبدیل کنند.

مدل شش سیگما چیست؟

شش سیگما یک روش برای استفاده از مجموعه ای از تکنیک ها و ابزارها برای بهبود کیفیت محصول یا خدمات با شناسایی و کاهش یا حذف علل نقص یا خطا و به حداقل رساندن تنوع در فرآیندها است.  شش سیگما یک مفهوم مهم در حوزه مدیریت کیفیت و بهبود برنامه‌ریزی می‌باشد. این مفهوم اصطلاحاً به عنوان یک روش استاندارد برای بهبود فرآیندها در یک سازمان و کاهش متغیریت شدید یا خطاها به شکل چشمگیر شناخته می‌شود.
مفهوم "شش سیگما" از مفهوم آماری "انحراف معیار" گرفته شده است که نمایانگر پراکندگی داده‌ها است. این مفهوم می‌خواهد نشان دهد که برای بهبود فرآیندها، باید به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای برروی کاهش این پراکندگی کار شود. بهبود فرآیندها با تمرکز بر این موضوع صورت می‌گیرد و به مرور زمان می‌تواند منجر به کاهش خطاها و بازده بهتر در فرآیندها و خدمات شود. شش سیگما معمولاً به عنوان یک فرآیند مدیریتی برای بهبود عملکردها و کاهش مشکلات در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش می‌تواند شامل استفاده از مدل‌ها و ابزارهای آماری، ایجاد تغییرات در فرآیندها و ارائه روش‌های بهبود جهت کاهش و از بین بردن خطاها و نواقص باشد.
شش سیگما یک روش برای بهبود فرایند است که توسط یک دانشمند در موتورولا در دهه 1980 توسعه یافته است. شش سیگما از آمار، تجزیه و تحلیل مالی و مدیریت پروژه برای دستیابی به عملکرد بهبود یافته کسب و کار و کنترل کیفیت بهتر با شناسایی و سپس اصلاح اشتباهات یا نقص در فرآیندهای موجود استفاده می کنند. پنج مرحله از روش شش سیگما، شناخته شده به عنوان DMAIC، تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل است. شش سیگما بر اساس این ایده است که تمام فرایندهای کسب و کار را می توان اندازه گیری و بهینه سازی کرد.

مزایای مدل شش سیگما

شش سیگما یک مفهوم بسیاری کاربردی برای مدیران است. اولین نکته  ارزشمند در مورد شش سیگما، این است که این مفهوم به شما ابزارها و روش‌های قدرتمندی را برای بهبود فرآیندها و کاهش خطاها ارائه می‌دهد. در مدیریت، بهبود فرآیندها و کاهش متغیرها شدید یا خطاها می‌تواند به طور بسیار قابل‌ملاحظه‌ای به بهبود اثربخشی سازمان کمک کند.
مزایای شش سیگما برای مدیران عبارتند از:
1. بهبود عملکرد: با استفاده از این مفهوم، مدیران می‌توانند بهبودهای مشهودی در عملکرد و عملیات سازمانی خود  تجربه کنند.
2. کاهش هزینه‌ها: شش سیگما به مدیران کمک می‌کند تا فرآیندهای بهینه‌تری را ایجاد کنند که منجر به کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری می‌شود.
3. راهنمایی در تصمیم‌گیری: این روش به مدیران کمک می‌کند تا بر اساس داده‌های قابل اعتماد و آماری تصمیم‌گیری نمایند و از تحلیل دقیق داده‌ها برای ارتقاء فرآیندها استفاده کنند.
4. تقویت رهبری مدیران: این مفهوم می‌تواند به مدیران کمک کند تا به عنوان رهبرانی که به بهبود مداوم فرآیندها و عملکرد متعهد هستند، شناخته شوند.
5. افزایش رضایت مشتریان: با ایجاد فرآیندهای بهتر و تحقق کاهش خطاها، مدیران می‌توانند بهبود قابل توجهی در رضایت مشتریان و کیفیت خدمات تجربه دهند.

مراحل شش سیگما

روش شش سیگما از ابزارهای اماری برای شناسایی چند عامل حیاتی استفاده می کند، عواملی که برای بهبود کیفیت فرایند و تولید نتایج پایین اهمیت دارند. این ابزارها در مراحل فرایند شش سیگما که در ان برای اولین بار مورد استفاده قرار می گیرند، ارائه و مورد بحث قرار می گیرند. دو شکل از شش سیگما وجود دارد: DMAIC و DMAIC
مراحل شش سیگما، که به طور معمول به‌عنوان DMAIC شناخته می‌شود، یک فرآیند گام به گام برای بهبود فرآیندها است. این مراحل شامل Define (تعریف)، Measure (اندازه‌گیری)، Analyze (تحلیل)، Improve (بهبود) و Control (کنترل) می‌شود.
1- تعریف (Define)
تعیین اهداف پروژه و تحویل مشتری (داخلی و خارجی) به این معنا که یک تیم از افراد، به رهبری یک متخصص شش سیگما، فرایندی را برای تمرکز و تعریف مشکلی که می خواهد حل کند، انتخاب می کند.
- در این مرحله، چشم‌انداز کلی فرآیند و مشکلات موجود تعریف می‌شود.
- اهدافی که می‌خواهیم به دست آوریم و معیارهای موفقیت تعیین می‌شوند.
- تعریف دقیق فرآیندها و مشکلات اولیه در آنها مورد بررسی قرار می‌گیرد.
2- اندازه‌گیری  (Measure)
این تیم عملکرد اولیه فرایند را اندازه گیری می کند، یک معیار ایجاد می کند و لیستی از ورودی ها را که ممکن است مانع عملکرد شود، مشخص می کند.
شناسایی یک یا چند ویژگی محصول یا خدمات، نقشه برداری فرایند، ارزیابی سیستم های اندازه گیری و تخمین قابلیت پایه (عملکرد فعلی فرایند).
- در این مرحله، اطلاعات مورد نیاز برای تحلیل فرآیندها جمع‌آوری می‌شود.
- اندازه‌گیری عملکرد و متغیرهای اصلی فرآیند صورت می‌گیرد.
- جمع‌آوری دقیق داده‌ها و ارزیابی میزان پایایی آنها انجام می‌شود.
3- تحلیل  (Analyze)
سپس تیم فرایند را با جداسازی هر ورودی یا دلیل بالقوه برای هر گونه شکست و ازمایش ان به عنوان ریشه احتمالی مشکل تجزیه و تحلیل می کند.
ارزیابی و کاهش متغیرها از طریق تجزیه و تحلیل گرافیکی و ازمون فرضیه و شناسایی چند عامل حیاتی برای بهبود فرایند.
- در این مرحله، داده‌ها و اطلاعات جمع‌آوری شده تحلیل می‌شوند.
- هدف اصلی این مرحله، شناسایی عواملی است که بر عملکرد فرآیند تأثیرگذار هستند.
- به‌منظور شناسایی ریشه مشکلات، از ابزارهای آماری و تحلیلی استفاده می‌شود.
4- بهبود (Improve)
این تیم از انجا برای اجرای تغییراتی که عملکرد سیستم را بهبود می بخشد، کار می کند.
روابط متغیر بین چند عامل حیاتی را کشف کنید، تحمل های عملیاتی را ایجاد کنید و اندازه گیری ها را تایید کنید.
- در این مرحله، بر اساس تحلیل انجام شده، راهکارها و تغییرات لازم در فرآیند ارائه می‌شود.
- این تغییرات مستلزم اجرای آزمایش‌ها و پایش دقیق برای ارزیابی اثربخشی آنها هستند.
5- کنترل (Control)
این گروه کنترل هایی را به روند اضافه می کند تا اطمینان حاصل شود که عقب نشینی نمی کند و یک بار دیگر بی اثر می شود.
تعیین توانایی کنترل چند عامل حیاتی و پیاده سازی سیستم های کنترل فرایند.
- این مرحله در نظر دارد حفظ و نگهداری از بهبودهای ایجاد شده است.
ایجاد یک سیستم کنترل جهت بررسی و پایش مداوم عملکرد فرآیند و جلوگیری از بازگشت به وضعیت قبلی است.
هر یک از این مراحل به‌طور کلی نشان‌دهنده یک فرآیند سامان‌مند و منطقی برای بهبود فرآیندها و کاهش خطاهاست.
 

نمونه های دنیای واقعی از شش سیگما

شش سیگما توسط بسیاری از شرکت ها، دولت ها و سایر موسسات استفاده می شود. در اینجا نمونه‌ای از چگونگی بهبود بهره وری عملیاتی شش سیگما آورده شده است.
مایکروسافت (MSFT) یکی از بزرگترین تولید کنندگان نرم افزار در جهان است. ماکروسافت از شش سیگما برای کمک به ریشه کن کردن نقص در سیستم ها و مراکز داده خود و به طور سیستماتیک کاهش شکست زیرساخت های فناوری اطلاعات استفاده کرد.
این شرکت ابتدا استانداردهایی را برای تمام سخت افزارها و نرم افزارهای خود ایجاد کرد تا یک اندازه گیری پایه برای تشخیص نقص ها ایجاد کند. سپس از تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، از جمله جمع آوری داده ها از حوادث با اولویت بالا در گذشته، خرابی سرور و توصیه های اعضای گروه محصول و مشتریان، برای مشخص کردن مشکلات بالقوه استفاده کرد. حجم زیادی از داده ها به صورت روزانه و هفتگی از سرورهای مختلف جمع آوری شد. این حوادث بر اساس میزان تاثیر شدید نقص ها بر کسب و کار و خدمات اساسی شرکت اولویت بندی شد. تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش دهی نقص های خاص را شناسایی کرد و پس از ان مراحل اصلاح برای هر نقص ایجاد شد. در نتیجه استفاده از مدل شش سیگما، مایکروسافت می گوید که در دسترس بودن سرورهای خود را بهبود بخشیده، بهره وری را افزایش داده و رضایت مشتری را افزایش داده است.