در دنیای کسب و کار، انواع مختلفی از فرآیندها وجود دارد. همه این فرآیندها با هدف بهبود عملکرد کسب و کار طراحی و اجرا می‌شوند. با توجه به نوع فعالیت کسب و کار و جایگاه آن، فرآیندها می‌توانند متفاوت باشند. هر فرآیند می‌تواند مجموعه‌ای از مراحل و فعالیت‌ها باشد که برای دستیابی به هدف مشخصی انجام میشود. ما در این مقاله به فرآیندهای کسب و کار از طراحی اولیه، ابزارهای مورد نیاز تا مدیریت آن می‌پردازیم.
فرآیند کسب و کار، به عنوان مجموعه‌ای از وظایف یا فعالیت‌هایی که توسط توسط افراد یا سیستم‌ها برای دستیابی به یک هدف سازمانی انجام میشود، تعریف میشود. فرآیندهای کسب و کار می توانند با استفاده از ابزارها و تکنیک های مختلفی این مسائل را شناسایی و مدلسازی کنند و بهبود ببخشند. این فرآیندها می‌توانند در داخل سازمان، میان سازمانها یا بین سازمان و مشتریان و قراردادهای خارجی انجام شوند.
فرآیند کسب و کار دارای ویژگی‌های زیر است:
• فرآیندها می‌توانند خدمات یا محصول محور باشند. به این معنا که، هر فرآیند در کسب و کار در تولید یا ارائه محصول یا خدمت مشخصی متمرکز است. این فرآیندها شامل تمام فعالیت‌ها و مراحلی است که برای تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت به مشتری انجام می‌شوند.
• هر فرآیند کسب و کار قابلیت تطبیق با تغییرات در محیط کسب و کار را دارد. زمانی که شرایط ، نیازها و تکنولوژی تغییر می کنند، فرآیندها باید به طور مداوم به روزرسانی شوند.
• فرآیندها باید به توصیف دقیق تمام فعالیت‌های لازم برای تحقق هدف مورد نظر بپردازند.
1- فرآیندهای اصلی(Core Processes) : این فرآیندها، عملکرد حیاتی یک کسب و کار هستند که مستقیماً به مشتریان نهایی ارزش می‌دهند. این فرآیندها به طور قطعی با ارزش ها، اهداف و چشم انداز کسب و کار همسو هستند. کسب و کارها باید به طور مستمر این فرآیندها را نظارت و بهبود بخشند، زیرا در درجه اول به رشد جریان درآمد سازمانها کمک می کنند.
2- فرآیندهای پشتیبانی(Support Processes): این فرآیندها، فرآیندهای اصلی را ممکن می سازند و از آنها پشتیبانی می کنند تا به صورت یکپارچه انجام شوند. منابع انسانی، مدیریت مالی،IT و ... در قالب خدمات پشتیبانی برای فرآیندهای عملیاتی و مدیریتی عمل می‌کنند. به عنوان مثال، فرآیندهای مرکز تماس مشتریان و مدیریت منابع فناوری اطلاعات از جمله فرآیندهای پشتیبانی هستند.
3- فرآیندهای مدیریتی(Management Processes): این فرآیندها مسئول برنامه‌ریزی، نظارت، مدیریت و کنترل فرآیندهای اصلی و پشتیبانی از ابتدا تا انتها هستند. این نوع فرآیندها برای مدیریت و کنترل کسب و کار استفاده می‌شوند. تمرکز آنها نظارت بر عملکردهای کسب و کار داخلی و خارجی، تجزیه و تحلیل فرصت ها و چالش ها و اطمینان از بهبود مستمر همه فرآیندها است.
4- فرآیندهای مشتری (Customer Processes): این نوع فرآیندها برای ارتباط با مشتریان و ارائه خدمات به آنها استفاده میشود. به عنوان مثال، فرآیندهای پذیرش سفارش، خدمات مشتریان، بازاریابی، فرآیندهای فروش و ... از جمله فرآیندهای مشتری هستند.
5- فرآیندهای عملیاتی (Operational Processes): این نوع فرآیندها مربوط به فعالیت‌های عمومی کسب و کار هستند و برای تولید محصولات و ارائه خدمات استفاده می‌شوند. به عنوان مثال، فرآیندهای تولید، پخش، فروش، خدمات پس از فروش و اداری از جمله فرآیندهای عملیاتی هستند.
طراحی فرآیند کسب و کار یا Business Process Design (BPD) به تعیین و توصیف دقیق فعالیت‌ها، مراحل، جریان کار، و ارتباطات در یک فرآیند کسب و کار می‌پردازد. هدف اصلی BPD، بهینه‌سازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.
طراحی فرآیند کسب و کار شامل 4 مرحله زیر است:
1- شناسایی و تعریف مسئله: مرحله اول شامل تعیین انگیزه‌ها و دلایل طراحی یک فرآیند کسب و کار است. به عنوان مثال، یک سازمان جدید ممکن است نیاز داشته باشد یک سیستم جدید برای ورود به سازمان را توسعه دهد که قبلاً وجود نداشته است. سازمان دیگری ممکن است نیاز داشته باشد فرآیندهای جدیدی را برای سازگاری با رشد یا محصول یا خدمات جدید طراحی کند. قبل از ادامه دادن، در نظر داشته باشید که آیا فرآیند ارزش افزوده خواهد داشت و چگونه به سازمان سود خواهد رساند.
داشت و چگونه به سازمان سود خواهد رساند.
2- شناسایی ورودی‌ها، خروجی‌ها و رویه‌ها: خروجی‌ها مستقیماً با مسئله‌ای که در مرحله قبل شناسایی کردید، مرتبط هستند. در آنجا، شما نیازی را شناسایی کردید و ایده ای درباره نتیجه نهایی آن دارید. در این مرحله شروع به جمع آوری اطلاعات می‌کنید. کسانی باید شناسایی کنیم که با فرآیندها آشنا باشند. آنها را در جلسات طوفان فکری شرکت دهید. مشخص کنید که چه منابعی برای تولید خروجی های شما مورد نیاز است. تمام ورودی‌ها، خروجی‌ها و رویه‌های خود را جداگانه فهرست کنید تا بتوانید هنگام ایجاد نقشه فرآیند خود به راحتی به آنها مراجعه کنید.
3- ترسیم فرآیند: نقشه ی فرآیند، یک ابزار برنامه‌ریزی است که برای تصویرسازی جریان کار در زمان طراحی یک فرآیند کسب و کار استفاده میشود. نقشه‌های فرآیند می‌توانند به شکل‌های مختلفی باشند. این نقشه می‌توانند یک اینفوگرافیک یا فلوچارت باشند. این نقشه باید شامل تمام ورودی‌ها، خروجی‌ها و رویه‌های شناسایی شده در مرحله قبل باشد.
4- آزمایش فرآیند: مهم است که فرآیندهای جدید را قبل از اجرای آنها به طور کامل آزمایش کنیم. راه های زیادی برای آزمایش طراحی فرآیند کسب و کار شما وجود دارد. یکی از راه‌ها، اجرای جنبه‌های کوچک‌تر(مدلسازی) فرآیند و گسترش آن است.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا Business process management (BPM)، یک رویکرد استراتژیک برای بهبود فرآیندهای کسب و کار است. این رویکرد شامل شناسایی، مدلسازی، بهبود و کنترل فرآیندهای کسب و کار با استفاده نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) است. این مدیریت مزایایی از جمله؛ بهبود کارایی و بهره‌وری، بهبود کیفیت خدمات و محصولات و در نتیجه افزایش میزان رضایت مشتریان کسب و کار ما شود.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM solutions :
راهکارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPS) به طور منحصر به فرد برای افزایش کارایی فرآیندها در سازمان طراحی شده‌اند. استفاده از این راهکارها در هر فرآیندی، میزان موفقیت پروژه را تا 70 درصد افزایش می دهد. اجرای آنها مزایای زیادی را به همراه دارد، مانند:
1- کاهش ریسک : این نرم افزار از بروز خطاها جلوگیری می‌کنند و در نتیجه ریسک را به حداقل میرساند.
2- به حداقل رساندن هزینه‌ها: بهبود میدان دید، به کاهش هزینه‌های بیهوده کمک میکند.
3- بهبود همکاری: شفافیت ایجاد شده توسط نرم افزار باعث افزایش همکاری بین تیمهای داخلی، فروشندگان خارجی و خریداران می شود.
4- چابکی: فرآیندهای بهبود یافته، چابکی بیشتری را در عملیات سازمانی امکان پذیر می کنند و خطاها و ریسک‌ها را به حداقل می‌رسانند.
5- بهبود بهره‌وری و راندمان: BPS می تواند به خودکارسازی وظایف، ساده سازی گردش کار و حذف گلوگاه ها کمک کند و در نهایت منجر به افزایش کارایی و بهره وری شود.
6- افزایش انطباق پذیری: BPS می تواند با فراهم کردن یک مخزن مرکزی برای همه فرآیندها و داده ها به سازمان ها در رعایت الزامات نظارتی کمک کند.
در اینجا چند نمونه خاص از نحوه استفاده سازمان ها از BPS برای دستیابی به نتایج واقعی آورده شده است:
1- یک شرکت تولیدی از BPS برای خودکارسازی فرآیندهای تولید خود استفاده کرد که نتیجه آن کاهش 20 درصدی هزینه‌ها و افزایش 10 درصدی تولید بود.
2- یک شرکت خدمات مالی از BPS برای خودکارسازی فرآیند انطباق خود استفاده کرد و زمان لازم برای تکمیل بررسی های انطباق را تا 50% کاهش داد.
3- یک خدمات دهنده مراقبت‌های بهداشتی از BPS برای خودکار کردن فرآیند زمان‌بندی و ثبت نام مشتری خود استفاده کرد و میانگین زمان انتظار برای بیماران را 25٪ کاهش داد.
ما در این مقاله درباره مفهوم فرآیندهای کسب و کار، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و طراحی فرآیندهای کسب و کار (BPD) صحبت کردیم و دانستیم هدف اصلی طراحی و اجرای این فرآیندها، بهبود عملکرد و کیفیت کسب و کار است. نسیم اطلس ره نشان با داشتن متخصصان زبردست در حوزه کسب و کار، آماده خدمت رسانی به صاحبان کسب و کار می باشد.
برای این مطلب هیچ نظری ثبت نشده است. شما اولین نظر را ثبت کنید.
0 نظر