به گفته برایان تریسی، سیستم یک فرآیند گام به گام از ابتدا تا انتها است که از آن برای اطمینان از ثبات و عملکرد قابل اعتماد در هر زمینه استفاده می کنند. حال با توجه به این تعریف، سیستم سازی کسب و کار فرآیند ایجاد سیستم ها برای تمام حوزه های کلیدی کسب و کارها است.
برای شروع ما ابتدا به مفهوم سیستم سازی سپس به ابعاد و ارکان اصلی آن می‌پردازیم. سیستم سازی، یک فرآیند استراتژیک است که به بهبود عملکرد، سازماندهی و بهره‌وری منابع کمک میکند. ممکن است به آن به عنوان "سازماندهی"، "استانداردسازی" یا "فرایندسازی" نیز اشاره کنند. هدف اصلی سیستم سازی، تبدیل کردن یک مجموعه به یک سیستم یکپارچه، منظم و مدیریت‌پذیر است.
1- افراد یا کارکنان: بازوان پرتوان یک سازمان هستند که با واگذاری کار، تصمیمات و پروژه به آنها، ما در رسیدن به اهداف سازمان همراهی میکنند.
2- ابزار یا تجهیزات: شامل ماشین‌آلات، ابزارآلات، نرم‌افزارها و سخت افزارهایی است که در اختیار کارکنان سازمان قرار میدهیم تا طبق آن خروجی مناسبی تحویل دهند.
3- اسناد: که شامل دستورالعمل‌های عملیاتی، روش‌های اجرایی و قوانین شفاف و واضحی است که طبق آن افراد یک سازمان رفتار میکنند. این اسناد میتواند به صورت مکتوب، ویدیویی و یا صوتی نیز باشد.
ابعاد سیستم سازی
یک سیستم کسب و کار مجموعه ای از فرآیندها، ساختارها، افراد و فناوری‌ها است که برای رسیدن به اهداف کسب و کار طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند.
سیستم سازی در کسب و کار یک فرآیند استراتژیک است که با هدف بهبود عملکرد و بهره‌وری کسب و کارها انجام میشود. این فرآیند شامل شناسایی، توصیف و تنظیم فرآیندها، سیستم‌ها، ساختار سازمانی، استراتژی‌ها، سیاست‌ها و سایر عناصر مهم کسب و کار است. هدف از سیستم سازی کسب و کار، بهبود کارایی و بهره‌وری، افزایش کیفیت، کاهش هزینه‌ها، کاهش خطاها و بهبود مستمر عملکرد کسب و کار است.
سیستم سازی کسب و کار معمولاً به صورت مرحله به مرحله پیش می‌رود. ابتدا باید گروه‌بندی و دسته‌بندی مخاطبان، فرآیندها، فعالیت‌ها و عناصر مهم دیگر کسب و کار انجام شود. سپس هر گروه و دسته را بررسی کرده و استانداردها و روش‌های مناسب برای هر یک مشخص کرده و بهبودهای لازم را ایجاد می‌کنیم. در طول این فرآیند، راهکارها و ایده‌های جدیدی برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد بوجود می‌آید که با استفاده از سیستم سازی کسب و کار، می‌توانیم آنها را پیاده‌سازی کنیم.
یکی از روش‌های معمول سیستم سازی کسب و کار، استفاده از مدل‌سازی فرایند است. در این روش، فرآیندها به صورت گرافیکی به نمایش در می‌آیند و هر یک از مراحل و وظایف مهم را نشان می‌دهند. سپس با تحلیل و ارزیابی این فرآیندها، می‌توانیم نقاط ضعف و قوت را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنیم.
1. شناسایی فرآیندهای کلیدی کسب و کار: اولین قدم در سیستم سازی کسب و کار، شناسایی فرآیندهای کلیدی کسب و کار و فعالیت‌های مهم در کسب و کار است. این فرآیندها شامل فروش، بازاریابی، عملیات، خدمات مشتری، مالی و ... است. فرآیندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط هستند که برای تولید یک خروجی خاص انجام می‌شوند.
2. تحلیل و مستندسازی فرآیندهای کسب و کار: پس از شناسایی فرآیندهای کسب و کار، باید آنها را تجزیه و تحلیل کرد و سپس با جزئیات مستندسازی کرد. این کار شامل ایجاد دستورالعمل های فرآیندها، روش‌های عملیاتی استاندارد (SOP)، نمودارهای فرآیند و یا هر روش دیگری است که به طور موثر مراحل مربوط به انجام هر فرآیند را ثبت کند.
3. طراحی فرآیندهای کسب و کار و استانداردسازی روشها: پس از تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، باید آنها را طراحی کرد. این کار شامل تعریف نحوه انجام هر فرآیند است یعنی باید روشها و رهنمودهای استاندارد برای هر فرآیند را تعیین کردو با شفافیت چگونگی انجام وظایف را مشخص کرد و ابزار یا تجهیزات مورد استفاده را باید مشخص کرد. این کار باعث ایجاد یکپارچگی بین کارکنان میشود و شرح وظایف هر یک مشخص میشود.
4. پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار: پس از طراحی فرآیندهای کسب و کار، باید آنها را اجرا کرد. این کار شامل آموزش کارکنان و تهیه ابزار و منابع لازم است. باید اطمینان حاصل کرد که تمام کارکنان به آموزش فرآیندها و روش‌های مستند شده دسترسی داشته باشند.در این مرحله برگزاری جلسات آموزشی یا در اختیار گذاشتن منابع آموزشی که هدف، مراحل و نتایج مورد انتظار هر فرآیند را توضیح دهد، ضروری است.
5. نظارت بر بهبود فرآیندهای کسب و کار: پس از پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار، باید روی آنها نظارت کرد. این کار شامل اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها و شناسایی فرصت‌های بهبود است. با بازبینی و بهبود سیستم‌ها و فرآیندها به طور منظم. کارکنان تشویق کنید تا نظرات و ایده‌های خود را جهت افزایش کارایی و اثربخشی ارایه کنند.
سیستم سازی کسب و کار مزایای زیادی برای کسب و کارها دارد، از جمله: افزایش بهره وری، کاهش خطاها، افزایش کیفیت، کاهش هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری، افزایش مقیاس‌پذیری و .... . به طور کلی، سیستم سازی کسب و کار به ما کمک میکند تا در فعالیت‌های روزمره کسب و کارمان بهبود ایجاد کنیم. این بهبودها میتواند منجر به کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت محصول یا خدمات، افزایش سرعت و بهره‌وری در عملکرد و دیگر مزایایی برای سازمان‌ها و کسب و کارها باشد.
بسیاری از مدیران از این تفکر قدیمی و سنتی پیروی میکنند که هیچکس مانند خودشان نمیتواند از پس کارها بربیاید و کارها را به خوبی انجام دهد. عدم آگاهی از مزایای سیستم سازی و عدم انطباق پذیری با تغییرات و ترس از فناوری و تکنولوژی‌های جدید نیز میتواند دلیلی بر این امر باشد. سیستم سازی یک فرآیند زمان بر و پیچیده است که نیاز به منابع مالی، فناوری و ... دارد و مدیران ممکن است به علت کمبود منابع به سراغ سیستم سازی در کسب و کارشان نروند.
جنبه‌های زیادی از کسب و کار وجود دارد که کارآفرینان باید آنها را سیستم سازی کنند.
1-فرآیند فروش: داشتن سیستم‌های ساده و تکرارپذیر برای موفقیت و پایداری کسب و کار شما بسیار حائز اهمیت است. یکی از جنبه هایی که اغلب نادیده گرفته می شود اما برای سیستم سازی بسیار سودمند است، فرآیند فروش است. این شامل تولید سرنخ(لید)، بستن قراردادها و پیگیری با مشتریان است. داشتن یک سیستم واضح و مرحله به مرحله برای فروش میتواند بهبود کارایی و پیوستگی را بهبود بخشیده و در نهایت درآمد بیشتری برای کسب و کار شما به ارمغان آورد. برای شروع، مدیران باید مراحل کلیدی فرآیند فروش خود را شناسایی کنند، هر مرحله را طراحی کنند و سپس آن را در طول زمان اصلاح و بهینه کنند. همچنین، اتوماسیون و ساده سازی وظایف مانند پیگیری سرنخ و پیگیری ایمیل میتواند اطمینان حاصل کند که هیچ فرصتی از دست نرود و همیشه در صدر لیست فروش خود باشند.
2- تنظیم وقت ملاقات: یکی از مهم‌ترین ولی بی‌توجه‌شده‌ترین وظایفی که میتواند تأثیر قابل توجهی بر فروش داشته باشد، تنظیم وقت ملاقات است.
3- عملیات مالی: یکی از جنبه های تجاری که کارآفرینان باید بر روی سیستم سازی آن تمرکز کنند، عملیات مالی آنهاست. این شامل صورتحساب، حسابداری، بودجه و گزارش مالی است. مدیران با داشتن سیستم‌های واضح و قابل تکرار می‌توانند خطر خطاهای مالی را کاهش دهند و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد عملکرد مالی خود دارند. برای شروع، مدیران باید فرآیندهای مالی کلیدی در کسب و کار خود را شناسایی کرده و آنها را به طور واضح و مختصر مستندسازی کنند.
4- ارتباطات: خطوط ارتباطی شفاف برای بقا هر کسب و کاری ضروری است. بدون ارتباطات مناسب، تیم شما می تواند گیج و سردرگم شود و منجر به کاهش بهره‌وری و کیفیت کار شود. مدیران باید برای شروع سیستم سازی ارتباطات، مجموعه ای از استانداردهایی برای چگونگی انجام ارتباطات ایجاد کنند و انتظارات را برای چگونگی پاسخ دادن به پیام ها، نحوه صحیح برقراری ارتباط و اینکه چه کسانی مسئول چه چیزی هستند، تعیین کنند. یک سیستم برای پیگیری همه پیام ها باید ایجاد کنند تا به راحتی قابل دسترسی و بررسی باشند.
5- مدیریت اطلاعات مشتریان: این شامل جمع آوری اطلاعات مشتری، مانند اطلاعات تماس و تاریخچه خرید و سازماندهی آن با استفاده از ابزارهای مدیریت داده و ذخیره سازی ابری به روشی است که دسترسی و تجزیه و تحلیل آسان باشد. علاوه بر این، وجود سیستمی برای پیگیری درخواست‌های خدمات مشتری، شکایات و بازخوردها برای ارائه پاسخ‌های به موقع و مؤثر ضروری است.
6- خدمات مشتریان: یکی از جنبه های کسب و کار که مدیران باید سیستم سازی کنند، خدمات مشتریان است. رسیدگی به شکایات، بازخورد و سوالات مشتری گاهی اوقات می تواند دلهره آور و استرس زا باشد، اما باید با صبر و ملایمت با آن کنار آمد. بنابراین مدیران باید اطمینان حاصل کنند که تیم خدمات مشتری خود را مطابق با آن آموزش دهند تا نارضایتی کمتر شود. مدیران باید وظایف و عملکردهای رایج خدمات مشتری مانند پاسخ به سوالات مشتری، حل شکایات مشتری و ارائه بازخورد مشتری را شناسایی کنند. سپس یک سیستم برای هر کار ایجاد کنند، مانند مجموعه ای از سوالات متداول برای پرسشهای مشترک مشتری یا یک روش استاندارد برای رسیدگی به شکایات مشتری و ... .
سیستم سازی کسب و کار به عنوان یک فعالیت پیشگام در سازماندهی و بهبود عملکرد کسب و کار، سهم بسزایی در رشد و پیشرفت کسب و کار دارد. باید به این نکته توجه کنیم که این فرآیند تکرارپذیر و مداوم است و نیاز به بررسی، ارزیابی و انطباق با نیازها و تغییرات در حال تحول کسب و کار دارد. با بهبود مستمر سیستم‌ها می‌توانیم کارایی و رشد کسب و کار را افزایش دهیم.
با سلام رفرانس مناسبی هم معرفی میکنید
1 نظر